企業(yè)及公司物流管理部工作手冊(全)
第一章 部門職能及組織機構
第一條 物流部職能
1.保持物流系統高效率動作,及時為一線銷售提供所無原則的貨物及商品。
2.科學合理地進行商品物資的調配、儲存、運輸,不斷降低運營成本,減少貨損。
3.組織好商品的售后組裝和售后維修工作,兌現售后服務承諾,樹立良好的品牌和企業(yè)形象。
第二條 組織機構
第二章 崗位職責與聘用條件
第三條 物流部經理
1.各大區(qū)售后儲運主管進行業(yè)務上的指導與幫助。
2.全公司物流管理工作計劃與資金預算的制定、審批與實施。
3.全國物流系統的設計、調整、管理,包括貨物儲存、運輸、調撥等工作。
4.負責售后服務工作的指導及工作的改進與提高。
5.對各大區(qū)物流及售后儲運工作的指導與檢查。
聘用條件:年齡在_____歲以下,當地正式戶口,身體健康,精力充沛,木材加工專業(yè)大本以上文化,個人素質好,有組織管理能力,_____年以上物流管理經驗?!?/span>
第四條 貨物主管
1.貨物庫存量的管控。
2.貨物動態(tài)信息管理。
3.貨物在大區(qū)間調撥的管控。
4.貨物盤點管理與防損管理。
5.倉庫租用的控制與實施
聘用條件:年齡在_____歲以下,當地正式戶口,身體健康,大專以上文化,熟練使用電腦,_____年以上物流管理工作經驗。
第五條 業(yè)務主管
1.各區(qū)貨物運輸管理與運費控制。
2.長途運輸公司的選擇。
3.各區(qū)售后服務工作的監(jiān)控。
4.用戶信息管理與疑難投訴處理。
聘用條件:年齡在_____歲以下,當地正式戶口,身體健康,大專以上文化,熟練使用電腦,_____年以上管理工作經驗,有運輸或售后工作經驗者優(yōu)先。
第六條 各大區(qū)售后儲運主管
1.本區(qū)售后儲運人員的管理。
2.本區(qū)售后儲運工作計劃與資金預算的制定、報批與實施。
3.本區(qū)貨物倉儲與防損工作的監(jiān)督管理。
4.售后服務任務的組織完成與余款收繳的監(jiān)控。
聘用條件:年齡在_____歲以下,當地正式戶口,身體健康,精力充沛,大專以上文化,有組織與管理能力,四個以上管理工作經驗,有行業(yè)工作經驗者優(yōu)先。
第七條 庫管員
1.貨物出入庫與帳目管理。
2.貨物保管與防損,倉庫的防火、防海洋污染、防盜、防與防蟲管理。
3.貨物調撥、組裝以及用戶服務任務與貨物動態(tài)信息傳遞。
4.接待用戶電話投訴,消耗材料臺帳管理,組裝工具帳管理。
聘用條件:年齡在_____歲以下,女性優(yōu)先,當地正式戶口,身體健康,高中以上文化,能操作計算機,具有帳目管理經驗者優(yōu)先。
第八條 組裝工
送貨、組裝、維修、包裝、搬運,帶領輔助工完成售后服務任務并收繳余博士學位,完成售后儲運主管與業(yè)務主管交辦的其它任務。
聘用條件:年齡在_____歲以下,當地正式戶口,身體健康,體力旺盛,初中以上文化,具有工作經驗優(yōu)先。
第九條 輔助工
搬運、裝卸、包裝、輔助組裝工完成送貨、組裝、維修等任務,完成售后儲運主管或組裝工交辦的其它任務。
聘用條件:年齡在____歲以下,男性,當地正式戶口,身體健康,體力強壯;初中以上文化,組織紀律性較強。
第三章 工作計劃與資金預算
第九條 工作計劃
每月底,各區(qū)售后儲運主管,制定下個月的工作計劃及資金預算,寫出本月的工作總結與資金決算,經大區(qū)經理審核同意后,報物流部經理。
第十條 資金預算
售后儲運經理匯總各區(qū)主管上報的計劃,預算及其執(zhí)行情況,經綜合平衡制定下個月的工作計劃與資金預算,寫出本月工作總結與資金結算,報營銷副總審批同意后,將工作計劃與資金預算下達實施。
第四章 運輸管理
第十一條 運輸分段負責制
1.貨物由貨源至各區(qū)倉庫的運輸,由物流部業(yè)務主管負責。
2.貨物在各區(qū)倉庫之間的調運,由貨物主管提出,經物流部經理同意,報銷售總監(jiān)批準后下達執(zhí)行。
3.各區(qū)倉庫間貨物運輸,由貨物調出區(qū)售后儲運主管負責。
4.貨物由倉庫至經銷或代理商的運輸,由經銷或代理商負責貨物運輸及運輸途是貨物損失。特殊情況,由經銷商管理部經理提出,報銷監(jiān)總監(jiān)批準后,貨物運輸由物流部業(yè)務主管負責。
5.貨物在大區(qū)內部的運輸,由該區(qū)售后儲運主管負責。
第十三條 長途運輸公司的選擇
1.有合法的經營資格取貨、運輸和送貨服務質量良好。
2.門到門運輸服驄所需費用比較合理和低廉。
3.能及時提供運輸車輛以及關于貨物在途運輸情況等的查詢。
4.貨物在運輸中丟失或損壞,能及時處理有關索賠事項。
5.正確填制提單與貨票等運輸憑證。
第十四條 運輸方式的選擇,在保證貨物按時到達的前提下,按照海運、鐵路、公路、空運的順序,優(yōu)先選用排在前面的運輸方式。
第十五條 長途運輸合同的簽訂
1.長途運輸合同必須將貨到付款、逾期罰款與貨物損失賠償三項寫清楚。
2.各區(qū)長途運輸合同由該區(qū)售后儲運主管簽訂,由大區(qū)經理審批。
3.物流部業(yè)務主管直接負責的運輸任務所涉及的運輸合同,由業(yè)務主管簽訂,物流部經理審批。
4.合同執(zhí)行完畢后,由簽訂人填寫《長途運輸臺帳》。
第十六條 市內運輸管理
1.市內運輸車輛租用,運費商定由各區(qū)售后儲運主管統一負責,在保證送貨及時,安全的前提下,將運費控制在最低值。
2.每次用車必須填寫《市內運費憑證》,各區(qū)售后儲運主管必須將《市內運費憑證》保存_____年以上,以便核對。
3.由于送貨人員失誤,如漏裝貨物或漏帶工具,造成的重復運輸費,不得《市內運費憑證》,由責任人員個人支付。
4.租車人不得接受,車主的任何禮品、宴請或免費服務。
5.每月_____日前,各區(qū)售后儲運主管將到上月《市內運費憑證》按編號順序裝訂成冊,并填寫《市內運輸臺帳》,報大區(qū)經理審查。
第五章 倉儲管理
第十七條 倉庫的租用
1.倉庫的篩選條件
(1)倉庫租金比較合理和低廉;
(2)倉庫僅次于離城郊區(qū)界線十公里以內。
?。?/span>3)四十英尺集裝可運到倉庫門口卸貨,有鐵路專用線者優(yōu)先。
?。?/span>4)只租用地面壹層庫區(qū)。
(5)庫房防水、防火、防盜條件較好。
(6)能在倉庫附近提供一辦公位和電話。
2.倉庫的租用程序:
各區(qū)售后儲運主管篩選提名_____個以上,報物流貨物主管。貨物主管考查比較后,擬定倉庫租用合同,經物流部經理同意后、報銷售后審批。
第十八條 庫內設施的設置
貨架、防潮托板、包裝品架:由貨物主管根據庫房具體條件設計訂購。庫內照明、防火器材,由出租方負責。
第十九條 貨物的出入庫業(yè)務
1.貨物的出入庫由各區(qū)售后儲運主管組織組裝工、輔助工、臨時工、庫管員與交庫人共同完成。
2.入庫時所有貨物必須開包裝檢驗,發(fā)現破損,由庫管員與交為人核實后,注在入庫單上,并于當天上報主管。出庫時由提貨人負責檢驗,驗后在出庫單上注明檢驗結果。
3.檢驗后要按原樣包裝,包裝質量由組裝工負責。
4.《出庫單》、《入庫單》所填貨物品種、數量、完好情況,必須與實際貨物情況相符。
5.庫管員在見到《送貨單》、《提貨單》等有效憑證后,才能按照憑證所到貨物品種、數量及完好情況,辦理出庫
第二十條 貨物的調撥
1.貨物在大區(qū)內倉庫與展廳之間調撥:由展廳主管填報《調撥任務單》,經大區(qū)經理批準后,交該區(qū)售后儲運主管實施。
2.貨物在大區(qū)之間的調撥。
?。?/span>1)由物流部貨物主管填報《調撥任務單》,經物流部經理同意,報物大區(qū)總監(jiān)批準后,交調出區(qū)售后儲運主管實施。
?。?/span>2)《調撥單》由調出區(qū)庫管員填寫,駕駛員在裝車前與貨物進行檢查驗收并在《調撥單》上簽字。貨到后,撥入區(qū)庫管員與駕駛員一起對貨物進行檢查、驗收。
(3)撥入區(qū)庫管員在調出與撥入聯上簽名后,留存撥入聯。調出聯由駕駛帶回轉交調出區(qū)庫管員。
?。?/span>4)調出區(qū)售后儲運主管,根據返回的調出聯確認運輸損失情況與到貨日期,辦理扣除賠償后的運輸支付手續(xù)。如果駕駛員沒有將調出聯交回,就不得支付運費,并在兩日內與撥入區(qū)庫管員聯系,掌握貨物情況。
第二十一條 貨物在庫內的碼放
1.分區(qū)、按品種碼種,留出必要的通道。
2.按包裝箭頭方向向上原則碼放。
3.搬放時要輕拿輕放、避免磕碰。
第二十二條 貨物保管帳與動態(tài)信息管理
1.各區(qū)《貨物保管帳》由本區(qū)庫管員負責,《貨物動態(tài)統計表》由物流部貨物主管負責。
2.各區(qū)貨物保管帳都采用通用的商品出入庫明細帳頁,貨物名稱要以可銷售的最小單位記,要記清貨物的包裝件數、碼放庫區(qū)號或貨架號及展示展廳名稱。
3.物流部貨物主管根據各區(qū)《貨物動態(tài)月報》填報《貨物動態(tài)統計表》。每月_____日前,貨物主管將經理審核后的上月份《貨物動態(tài)統計表》報給銷售總監(jiān)。
第二十三條 貨物盤點管理是各區(qū)售后儲運主管每月組織庫管員、店面主管對庫房及展廳的貨物進行盤點,由庫管員填寫《貨物盤點表》,經本區(qū)售后儲運主管審核后,在______日前報本區(qū)經理。
第二十四條 倉庫防火制度
1.保持防火通道暢通無阻,如果通道上有一件物品。
2.保證防火器材完好有效。
3.嚴禁煙火,任何人不得在庫內吸煙和使用打火機、火柴等。
4.嚴禁存放易燃、易爆物品。
5.任何機動車輛不得進入庫房。
第二十五條 倉庫防水制度
1.每逢雨雪,庫管員要認真檢查庫房有無漏水之處地面反潮對貨物的影響。發(fā)現問題,及時向主管匯報。
2.庫房清掃灑水,不得帳濕或浸濕貨物及包裝。
3.飲品不得放置在貨物上面。
第二十六條 倉庫防鼠、防蟲制度
1.嚴禁在庫房內存放食品。
2.經檢查庫內有無老鼠、螞蟻、蛀蟲,并投放藥品。
第二十七條 倉庫防盜制度
1.嚴禁閑雜人員進入庫房。庫管員在離開庫房時,要關好窗、鎖好門。
2.庫房鑰匙由庫管員負責保管,庫管員不得委托其他任何人代管鑰匙。
3.庫管員必須檢查庫房門窗是否牢固可靠,發(fā)現問題及時向主管匯報,共同采取措施。
第六章 售后服務
第二十八條 售后服務規(guī)范
1.按規(guī)定著裝。服裝整潔、面部清潔。
2.頭發(fā)要梳理整齊,不留長發(fā)、怪發(fā),女員工不得濃妝艷抹。
3.語言文明,不說臟話,舉止得體。
4.信守諾言,按約定時間準點到達。
5.尊重用戶,按用戶要求擺放家具,不動用戶任何物品。
6.認真組裝或維修,保證質量。
7.不收禮品,不吸顧客一支煙,不飲一瓶飲料。
8.耐心解答,并將顧客意見及時向公司反饋。
第二十九條 送貨任務的下達與執(zhí)行
1.由店面導購或銷售業(yè)務員填寫《送貨單》,報主管或領班審核簽名后,《送貨單》生效。
2.各區(qū)售后儲運主管或組裝工接到《送貨單》后,與接貨人約定具體送貨時間,與庫管員輸出庫手續(xù)。
3.應收余款金額在貳萬元以上的送貨任務,各區(qū)售后儲運主管必須親自帶隊完成。
4.組裝工負責指揮貨物裝車,輔助工與庫管員在搬抬與裝車時,必須輕拿輕放,避免貨物破損。
5.組裝工負責質量。
6.將執(zhí)行完畢的《送貨單》交各區(qū)售后儲運主管統一掌管。
第三十條 個人用戶余款收繳
1.各區(qū)售后儲運主管或組裝工,在用戶在《送貨單》上簽名驗收后,填寫《收據》,收取余款。
2.收款人必須在收到余款后的二十四小時內將款繳付大區(qū)出納,并將余款收繳情況登記在《余款收繳臺帳》上。
3.因貨物損壞,用戶拒付款,在《送貨單》備注欄注明破損狀況后,請用戶驗收。
4.用戶提出質量異議,拒付部分余款,各區(qū)售后儲運主管必須趕到現場處理。
第三十一條 售后服務任務的下達與執(zhí)行
1.《用戶服務任務單》由各區(qū)售后主管統一簽發(fā)。
2.一般按照誰組裝的原則,安排維修任務,維修費用由簽發(fā)人與用戶協商確定。
3.用戶服務費由服務負責人在完成服務任務后,填寫《收據》,如數收取。
4.服務負責人收到服務費后,在_____小時內,將費款繳付公司出納。
第三十二條 組裝管理辦法
1.售后儲運主管提出購置申請,經本區(qū)經理批準后購買。
2.《組裝工具帳》由庫管員掌管,常用由個人保管,庫存工具由庫管員保管。
3.如果丟失,責任人按照工具入庫價賠償。
第三十三條 消耗材料管理辦法
1.消耗材料由各區(qū)售后儲運主管提出申請,經本區(qū)經理批準后,按申請項目采購。
2.《消耗材料臺帳》由庫管員掌管,領用人必須在《消耗材料臺帳》上簽名。
3.庫管員每月將《消耗材料臺帳》報售后儲運主管審查一次。
第七章 貨物防損管理辦法
第三十四條 分段負責制
1.貨物在長作運輸中的損失,由托運人負責向運輸公司索賠。
2.貨物在庫房內的損失,由庫管員負責。
3.貨物搬抬、裝卸、市內運輸過程中的損失,由搬運工負責。
4.貨工在展廳的損失由展廳主管負責。
5.貨物在段間交接時,必須開包檢驗,以貨物段間接交接單上的破損記錄為依據。
6.各段如果發(fā)現貨物損失,必須 _____小時內,向本區(qū)售后儲運主管或本區(qū)經理報損。
第三十五條 貨物直接損失費的確定
1.損失費在_____元以下,由各區(qū)售后儲運主管確定。
2.損失費在_____元至_____元之間,由大區(qū)經理確定。
3.損失費在_____元至_____元之間,由物流部經理確定。
4.損失費在_____元以上,由銷售總監(jiān)確定。
第三十六條 破損貨物的處理
1.不再展示或用戶退回的貨物,交庫管員保管,并記在《貨物保管帳》內,如將破損貨丟棄,則按丟失貨物處理。
2.值得修補的貨物,由各區(qū)售后儲運主管安排修補。
3.只能報廢的貨物,待物流部貨物主管到庫檢查時,由庫管員填寫《貨物報廢單》,經物流部經理報請銷售總監(jiān)后,確定為報廢貨物。貨物主管將所有報廢貨物銷毀或處理,將結果填寫《報損單》,報廢貨物必須調撥回廠。
第八章 巡查制度
第三十七條 巡查周期
物流部經理每半年至少巡查一個大區(qū),貨物與業(yè)務主管每半年至少巡查_____個大區(qū)。
第三十八條 巡查內容
1.盤點貨物,查對《貨物保管帳》、《入庫單》、《出庫單》《調撥單》、《報損單》、《貨物報廢單》、《貨物盤點表》、《貨物動態(tài)月報》。
2.走訪運輸公司,查對《長途運輸臺帳》、《市內運費憑證》、《市內運輸臺帳》、《調撥任務單》、《送貨單》、《用戶服務任務單》、《余款收繳臺帳》。
3.走訪用戶,了解貨物使用情況與貨物的組裝與維修質量,探問用戶對售后服務人員與工作的評價。查對《消耗材料臺帳》。
4.檢查《物流部工作手冊》執(zhí)行情況、查對《違規(guī)違制罰款單》、查處違規(guī)違制人員。
第三十九條 巡查報告
巡查人員返回后,必須 在_____天之內,將《巡查報告》報給上級領導。
第九章 附則
第四十條 物流部負責本手冊的制訂與修改。
第四十一條 本手冊由物流部經理負責解釋。
第四十二條 本手冊自頒發(fā)之日起實施。
物流管理部所用到的表格有:
調撥任務單、報損單,貨物報廢單、用戶服務任務單、貨物收繳臺賬、送貨單、長途運輸臺帳、市內運輸憑證、市內運輸臺帳、貨物動態(tài)統計表、貨物動態(tài)月報、組裝工具帳、消耗材料臺帳、貨物盤點表