展會物流是指為會議、展覽、展銷、體育及其他各類活動提供的物流服務(wù)。關(guān)于會展物流的概念，在我國有多種描述，目前還沒有統(tǒng)一的定論。比較流行的定義是：所謂會展物流，“是為滿足參展商展品展覽的特殊需要，將展品等特殊商品及時準確地從參展商所在國（地）轉(zhuǎn)移到參展目的地，展覽結(jié)束后再將展品從展覽地運回的過程，包括展覽前后的倉儲、包裝、國內(nèi)運輸、進出口報關(guān)和清關(guān)、國際運輸、展覽中的裝卸、搬運，以及在此過程中所需要的信息流動。”
展會物流的操作流程主要包括以下三個環(huán)節(jié)：
1.會展主辦方指定物流服務(wù)商
提供會展物流服務(wù)的供應(yīng)商一般都是由會展主辦方指定。物流服務(wù)商根據(jù)會展主辦方提供的信息與參展商聯(lián)系，洽談具體的物流服務(wù)需求。在這一階段，參展商也可以與會展主辦方進行溝通，自己選擇物流服務(wù)商。
2.物流服務(wù)方案的設(shè)計與完善
承擔(dān)會展物流業(yè)務(wù)的物流服務(wù)商根據(jù)參展商的要求設(shè)計物流服務(wù)方案，包括了解展品的運輸、保管、布展及回收等內(nèi)容，如果是國際性會議還需要涉及國際保險、報關(guān)等服務(wù)。在這一階段中，物流服務(wù)商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。
3.物流服務(wù)方案的實施
根據(jù)會展主辦方的展會日程安排，物流服務(wù)商依據(jù)方案進行展品提貨、運輸、保管等物流作業(yè)，活動過程中要與會展主辦方及時溝通。交付展品后，要由參展商進行確認，待展覽結(jié)束后立即啟動下一輪物流或展品回程運輸。優(yōu)秀的物流服務(wù)商，還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務(wù)。
在現(xiàn)實會展活動過程的組織中，展品的運輸組織模式主要有四種：
（1）參展商自行負責(zé)展品運輸；
（2）參展商自選物流服務(wù)商進行展品運輸；
（3）展覽主辦方指定會展物流服務(wù)商；
（4）參展商通過郵寄或快遞。
值得關(guān)注的是，在實際操作中，參展商使用會展主辦方指定的物流服務(wù)商效果最好。因為在通常情況下，由會展主辦方指定的物流服務(wù)商大多是一些有會展物流經(jīng)驗、綜合實力較強、知名度較高，能夠全權(quán)代理展會的國內(nèi)、國際展品物流服務(wù)的大型物流企業(yè)，與這樣的物流供應(yīng)商合作，服務(wù)質(zhì)量、安全性有一定保障，可省去參展商的許多的后顧之憂。如果企業(yè)自己聯(lián)系物流服務(wù)商，最好找正規(guī)企業(yè)。否則，將會展物流業(yè)務(wù)交予缺少經(jīng)驗的物流公司難免會有一些意外狀況發(fā)生，造成不必要的損失。
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